Ihre Aufgaben
Im Rahmen einer strukturierten und gründlichen Einarbeitung und bis zur Fertigstellung des neuen Max-Planck-Hauses übernehmen Sie folgende Aufgaben:
- Übernahme der erforderlichen Beschaffungen für die Inbetriebnahme und Gewährleistung regelkonformer Beschaffungen nach den vergaberechtlichen Bestimmungen des Bundes sowie der Max-Planck-Gesellschaft
- Erledigung des operativen Tagesgeschäfts: Abwicklung von Bestellvorgängen in SAP und e-Procurement, Rechnungsbearbeitung, Wareneingangsbuchungen
- Mithilfe beim Vertragsmanagement für bestehende Dienstleistungs- bzw. Lieferverträge
Parallel dazu findet eine stufenweise Einarbeitung in die Aufgaben im wiedereröffneten Max-Planck-Haus statt:
- Rezeptionsleitung: Rezeptionstätigkeit, Koordination und Führung der Rezeptionskräfte, Koordination der Gästebetreuung, Buchungen, Auslastungsmanagement, Beschwerdemanagement, Prozessoptimierung sowie Qualitätskontrolle
- Veranstaltungsleitung: Koordination und Planung der Veranstaltungen und des Caterings, Raumbuchungen, Abstimmung mit Caterer, Ansprechperson für den Campus, Pflege und Weiterentwicklung der App
- Verwaltungstätigkeiten: Unterstützung im Einkauf, Durchführung von Reisebuchungen, Mithilfe bei der Kosten-Leistungs-Rechnung
Ihr Profil
- Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise mit Schwerpunkt im Bereich Tourismus, Hotellerie oder Eventmanagement oder einschlägige kaufmännische Berufsausbildung mit Berufserfahrung
- Berufserfahrung in der Hotellerie wünschenswert
- Kenntnisse im kaufmännischen Bereich
- Selbstständige, proaktive, zuverlässige, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Teamgeist, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft und freundliches Auftreten
- Gute Anwenderkenntnisse mit MS-Office und möglichst auch in SAP R/3
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) sowie Englischkenntnisse (mind. B2) in Wort und Schrift
Unser Angebot
- Verantwortungsvolle Tätigkeit mit Perspektive in einem modernen und internationalen Arbeitsumfeld
- Vergütung nach TVöD Bund bei entsprechender Eignung bis Entgeltgruppe 9b einschließlich arbeitgeberfinanzierter betrieblicher Altersversorgung
- Vorerst auf zwei Jahre befristeter Vertrag (39 Wochenstunden) mit anschließender Aussicht auf Entfristung
- 30 Tage Urlaub sowie flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell
- Arbeit am Abend und an Wochenenden nur in seltenen Fällen
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Zuschuss zum Jobticket
Die Max-Planck-Gesellschaft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und es sich zum Ziel gesetzt hat, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Bitte reichen Sie Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen bis zum 31.05.2024 über unser Job Portal ein.
