Das Friedrich-Miescher-Laboratorium (FML) der Max-Planck-Gesellschaft besteht aus wissenschaftlichen Nachwuchsgruppen, die sich mit verschiedenen Bereichen der Biologie befassen. Am FML sind insgesamt etwa 50 internationale Wissenschaftler*innen und Support-Personal beschäftigt. Das benachbarte Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen (MPI) beherbergt derzeit 5 wissenschaftliche Abteilungen und mehreren Forschungsgruppen. Die insgesamt etwa 330 Mitarbeiter*innen der beiden Institute kommen aus über 40 Ländern.

Das Researcher Support Team (RST) unterstützt die Wissenschaftler*innen im MPI und FML. Der Aufgabenbereich beinhaltet die Beratung internationaler Wissenschaftler*innen, die Koordination beider PhD-Programme, die Unterstützung von Postdocs und die Bereitstellung von Angeboten für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung der Wissenschaftler*innen. 
 

Zur Unterstützung des FML und RST suchen wir ab sofort eine*n

Fremdsprachensekretär*in / Administrative Assistant (f/m/d) (100 %)

Ihre Aufgaben:

Als Fremdsprachensekretär*in / Administrative Assistant (f/m/d) des FML und des RST bilden Sie die wesentliche Schnittstelle zwischen dem FML, dem RST und der Verwaltung des benachbarten Max-Planck-Instituts für Biologie. Sie werden mit dem International Office zusammenarbeiten und neue Mitarbeiter*innen aus dem Ausland dabei unterstützen, sich in Deutschland zurechtzufinden.

Gleichzeitig sind Sie für alle administrativen Aufgaben zuständig, die das FML und das RST betreffen, zum Beispiel:

• Unterstützung der FML-Gruppenleiter*innen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen
• Planung und Buchung von Dienstreisen ins In- und Ausland
• Organisation von Veranstaltungen, Seminaren und Weiterbildungsangeboten
• Bestellung von Materialien
• Bearbeitung von Rechnungen
• Verwaltung von digitalen Kalendern
• Administrative Unterstützung der Koordination des Graduiertenprogramms

Sie sollten die FML-Gruppenleiter*innen auch dabei unterstützen, die Arbeitsplanung des Support-Personals zu koordinieren und als Schnittstelle zwischen diesen Mitarbeitenden und den verantwortlichen Gruppenleiter*innen fungieren.

Qualifikation und Erfahrung:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in/-korrespondent*in oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Ausgeprägte soziale Kompetenz und Freude im Umgang mit Menschen
• Beherrschung digitaler Systeme (MS-Office, etc.)
• Freude an einer Tätigkeit in einem dynamischen und internationalen Umfeld

Wünschenswert wäre es, wenn Sie bereits über Erfahrungen im Assistenzbereich, in der Büroorganisation und im Übersetzen zwischen englischer und deutscher Sprache verfügen und entsprechende Referenzen vorweisen könnten.

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet; danach besteht die Möglichkeit einer unbefristeten Beschäftigung. Vergütung und Sozialleistungen basieren auf der Grundlage der TVöD-Richtlinien (TVöD Bund).

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.