Das Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen erforscht grundsätzliche Fragen der modernen Biologie auf mehreren Organisationsebenen der Lebewesen. Das Institut besteht aus sechs wissenschaftlichen Abteilungen und mehreren Forschungsgruppen.

 

Die Abteilung für Mikrobiomforschung – Prof. Dr. Ruth Ley sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

 

Assistent*in

in Vollzeit (39 Stunden/Woche)

 

Ihre Aufgaben

Als Assistent*in sind Sie direkt der Abteilungsdirektorin zugeordnet. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören:

• Terminplanung und Überwachung
• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
• Planung, Buchung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen
• Empfang internationaler Gäste und Besucher
• Administrative Unterstützung der Direktorin wie auch für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus der Abteilung, z.B. bei Onboarding, Beschaffungsvorgängen und Dokumentenverarbeitung
• Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten (Editierung, Layout, Übersetzung)
• Enge Unterstützung bei der Übersetzung offizieller Dokumente, die nur in deutscher Sprache verfügbar sind

Einige dieser Aufgaben werden in Zusammenarbeit mit der zentralen Institutsverwaltung durchgeführt, die sich in Einkauf, Buchhaltung und Personalverwaltung gliedert.

 

Ausbildung und Erfahrung

Der/die ideale Kandidat/in

• hat eine relevante Qualifikation, z.B. eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in
• hat fließende Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• beherrscht und hat Erfahrung mit digitaler Dokumentenverarbeitung (z.B. MS-Office)
• ist bereit, sich in neue digitale Anwendungen einzuarbeiten, z.B. für Beschaffungsprozesse und Reisebuchungen
• kann sich flexibel auf wechselnde Prioritäten und Deadlines einstellen

 

Unser Angebot

Sie werden Teil eines internationalen (wissenschaftlichen) Teams. Die tägliche Arbeit wird in englischer Sprache erfolgen, die Kommunikation mit und Unterstützung durch die zentrale Verwaltung des Instituts auf Deutsch. Ihr Arbeitsort ist Tübingen. Wir sehen eine Vollzeitbeschäftigung vor und bieten Flexibilität durch mobiles Arbeiten. Auch besteht ein breites Angebot zur Fort- und Weiterbildung. Ihr Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund), Entgeltgruppe 8, einschließlich zahlreicher Sozialleistungen, wie z.B. einer arbeitgeberfinanzierten Altersversorgung und eines Jobticket-Zuschusses. Die Stelle ist unbefristet.

 

Ihre Bewerbung

Bitte übermitteln Sie Anschreiben, Lebenslauf sowie andere relevante Dokumente über unser digitales Bewerbungsportal bis zum 22.07.2026. Um eine gründliche Einarbeitung zu gewährleisten, soll die Stelle sobald wie möglich besetzt werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

The Max Planck Institute for Biology Tübingen is a world-leading research institute, investigating fundamental questions of modern biology at several levels of organisation of living organisms. The Institute consists of six scientific departments and several research groups.

 

The Department of Microbiome Research - Prof. Dr Ruth Ley is looking for an

 

Administrative Assistant

in full-time (39hours/week)

to start as soon as possible.

 

Your tasks

As an assistant, you will report directly to the department director. Your daily tasks will include

• Scheduling and monitoring
• Organising and managing events
• Planning, booking and settling accounts for domestic and international travel
• Welcoming international guests and visitors
• Providing administrative support to the Director and to researchers in the department, e.g. with onboarding, procurement processes and document processing
• Assistance with the preparation of reports (editing, layout, translation)
• Close support with the translation of official documents that are only available in German

Some of these tasks liaise with dedicated staff at the institute's central administration, with purchasing, accounting and human resources experts.

 

Education and experience

The ideal candidate will have

• A relevant qualification, e.g. commercial vocational training or a related qualification
• Fluency in both German and English, both in writing and conversations
• Experience with and proficiency in digital document processing (MS-Office and beyond)
• Readiness to learn the operation of other digital platforms, e.g. for purchases and travel arrangements
• Flexibility to adapt to changing priorities, deadlines and needs

 

Our offer

You will join an international (research) team. Its day-to-day operations will be in English, and communication with and support from the institute's central administration in German. Your place of work will be Tübingen. We envision full-time employment and offer flexibility through mobile working as well as a wide range of training and development opportunities. Your remuneration will be based on Public Service Wage Agreements (TVöD Bund), paygroup 8, including a wealth of social benefits, such as employer-financed pension scheme and a job ticket allowance. The position is permanent.

 

Your application

Please submit your cover letter, CV and other relevant documents via our digital application portal by July 22^nd 2026. In order to ensure a good familiarisation, the position should be filled as soon as possible.

The Max Planck Society is committed to increasing the number of individuals with disabilities in its workforce and therefore encourages applications from such qualified individuals.

D3_Admin_Assistant_2026_DE_EN_final.pdf