Das Max-Planck-Institut für Entwicklungsbiologie und das Friedrich-Miescher-Laboratorium in Tübingen bestehen derzeit aus 5 wissenschaftlichen Abteilungen und mehreren Forschungsgruppen. Die insgesamt etwa 330 Mitarbeiter*innen der Institute kommen aus über 40 Ländern. So stammen etwa drei Viertel unserer Doktorand*innen und Postdocs aus dem Ausland.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen

International Office Manager (f/m/d)

Ziel Ihrer Aufgaben ist es, unseren internationalen Wissenschaftler*innen und Gästen einen möglichst reibungslosen beruflichen Start in Tübingen zu ermöglichen und Ihnen auch während Ihres Aufenthaltes in allen erforderlichen Belangen betreuend zur Seite zu stehen. So beraten Sie als International Office Manager neue Mitarbeiter*innen schon vor Arbeitsbeginn bezüglich der Beantragung von Einreise-, Arbeits- und Aufenthaltsdokumenten.  Nach der Ankunft begleiten Sie die Beantragung weiterer erforderlicher Dokumente (Aufenthaltstitel, Anmeldung bei der Stadt, Versicherungsnachweise) und fungieren als zentraler Ansprechpartner für persönliche Angelegenheiten, zum Leben in Tübingen.

Ihr Aufgabengebiet beinhaltet unter anderem

  • Koordinierung der Welcome Services für internationale Wissenschaftler*innen und Gäste
  • Beratung von u.a. Direktor*innen, Verwaltung und Personalwesen zu Themen betreffend der Einstellung und Integration von internationalen Wissenschaftler*innen
  • Organisation von Veranstaltungen zur Integration von internationalen Mitarbeiter*innen
  • Dolmetschen für internationale Wissenschafter*innen in Alltagssituationen/ bei der Personalabteilung


Qualifikationen und Anforderungen

  • Abgeschlossenes Studium (bevorzugt in einer Fremdsprache) ist von Vorteil
  • Ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1 Niveau im Englischen und im Deutschen).  Die Fähigkeit, sprachlich anspruchsvolle Texte sowohl im Englischen als auch im Deutschen zu verfassen oder in diese Sprachen zu übersetzen, ist unerlässlich.
  • Bereitschaft, sich mit rechtlichen Fragen vertraut zu machen und die Fähigkeit, amtliche Vorschriften und Rechtsdokumente zu verstehen
  • Exzellente Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
  • Selbständige, zuverlässige und engagierte Arbeitsweise mit hohem Organisationstalent und Serviceorientierung
  • Fähigkeit, sich mit neuen Fragestellungen und Problemen auseinanderzusetzen und Lösungen herbeizuführen
  • Gute Kenntnisse der gängigen Computerprogramme (MS Office)
  • Auslandserfahrung, zusätzliche Fremdsprachen sowie gut entwickelte interkulturelle Kompetenz sind von Vorteil
  • Erfahrungen im wissenschaftlichen Umfeld ist von Vorteil
     

Das Researcher Support Team
Als International Office Manager*in sind Sie Teil unseres Researcher Support Teams und unterstützen zusammen mit den andern Mitgliedern des Teams die Doktorand*innen, Postdocs und Kolleg*innen an den Instituten. Der Aufgabenbereich des Researcher Support Teams beinhaltet die Beratung internationaler Wissenschaftler*innen, die Koordination beider PhD-Programme, die Unterstützung von Postdocs und der Bereitstellung eins Angebots für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung der Wissenschaftler*innen.  Das Team besteht neben der Teamleitung aus zwei PhD-Programmkoordinatorinnen, dem International Office Manager und der Postdoc-Koordinatorin. Das Researcher Support Team wird von einer Teamassistenz unterstützt.

Beschäftigungsbedingungen
Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international ausgerichteten Forschungsinstitut.
Die Stelle soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden und wird zunächst auf zwei Jahre befristet. Die Vergütung erfolgt entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).
Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung
Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte folgende Unterlagen ein:
1) Ein Motivationsschreiben, das Ihr Interesse an die Stelle und Ihre Qualifikationen für die Stelle begründet
2) Ihr Lebenslauf mit den Kontaktinformationen zweier Referenzen
3) Ihre relevanten Zeugnisse und Urkunden

Bewerbungsfrist: 3 Oktober 2021
Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich Ende Oktober 2021 statt.

Bei Fragen zur Stelle wenden Sie sich bitte an Dr. Jeanette Müller, Leiterin des Researcher Support Teams (jeanette.mueller@tuebingen.mpg.de).